Sistem Perkantoran (Office System)

Sistem Perkantoran (Office System)

SISTEM PERKANTORAN (OFFICE SYSTEM)

Tugas Pokok Manajer

1. Menggerakkan sekelompok petugas, dalam arti mendorong, memimpin, menjuruskan dan menertibkan para pelaksana agar melakukan berbagai kegiatan yang menuju ke arah tercapainya tujuan organisasi yang telah ditentukan.
2. Mengerahkan segenap sarana, dalam arti menyiapkan pengadaan, mengatur pemakaian, menetapkan langkah, dan menyempurnakan daya guna aneka benda, biaya, alat, bangunan, metode dan sumber-sumber lainnya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam organisasi yang bersangkutan.

Secara lengkap tugas manajemen ada 6 (enam) yaitu:

1. Perencanaan, pola perbuatan menggambarkan di muka hal-hal yang harus dikerjakan dan caranya mengerjakan.
2. Pembuatan Keputusan, pola perbuatan melakukan pemilihan diantara berbagai kemungkinan untuk menyelesaikan soal-soal yang terjadi.
3. Pembimbingan, pola perbuatan mendorong semangat bekerja, mengarahkan para pelaksana dan memberi petunjuk.
4. Pengkoordinasian, pola perbuatan menghubung-hubungkan dan menyelaraskan para pelaksana berikut tugasnya satu sama yang lain.
5. Pengontrolan, pola perbuatan memeriksa dan mencocokkan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana dan hasil yang ditentukan.
6. Penyempurnaan, pola perbuatan memperbaiki tata rangka dan tata kerja dalam organisasi yang bersangkutan.

Tugas Manajer adalah merencanakan. Hal pokok yang harus direncanakan adalah seluruh tatausaha dalam organisasi sebagai Sistem Perkantoran.

Yang dimaksud dengan Sistem Perkantoran adalah segenap rangkaianprosedur yang menjadi pola kebulatan, tata kerja dan tata tertib dalam menyelesaikan suatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Misalnya sistem kearsipan, atau sistem penyimpanan warkat meliputi pedoman-pedoman penyimpanannya, standar ukuran, alat perlengkapannya, tata cara pengambilan warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai prosedur pemusnahan arsip dan sebagainya.

Lanjutannya nanti ya tunggu aja......  

Baca Selengkapnya »

Lingkup Pekerjaan Kantor

Lingkup Pekerjaan Kantor

Lingkup Pekerjaan Kantor

Untuk menjaminnya tugas-tugas ketatausahaan dalam organisasi kantor perlu adanya Administrator yang memiliki kemampuan lebih dari pada pelaksana-pelaksana dan tugas mereka hanya memberikan pengarahan, pembimbingan dan evaluasi dan sekaligus sebagai panutan.

Menurut Charles dan Libbey pekerjaan Perkantoran terdiri dari:

• Office Space
• Communications
• Office Personeel
• Furniture and Equipment
• Appliances and Machine
• Methode
• Supplies and Stationary
• Executive Control
• Record

Menurut Mac Donald (Office Management 1975), fungsi office management bertalian dengan 6 hal yaitu:

• Kepegawaian Perkantoran (Officepersoneel)
• Metode Perkantoran (Office methode)
• Perlengkapan Perkantoran (Office equipments)
• Faktor-faktor fisik dalam kantor
• Biaya Perkantoran
• Haluan Perkantoran

Menurut Leffingwell and Robinson

Office work is concerned primary with the brecord of the enterprise-making records, using records, and preserving them for future reference. These records my be the history of transaction of the enterprise, represented  by the accounts, by the correspondence, by contacts, by orders, by inventories, by plans and schedules, by reports and by written and printed memorandum ofall kinds.

Menurut Leffingwell and Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci menjadi :

• Receiving, dispaching, and shipping order (menerima pesanan, mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal)
• Billing (membuat rekening)
• Corespondece, dictation, typing (surat menyurat, mendikte dan mengetik)
• Filling (menyimpan warkat)
• Passing Credit and collecting outsanding account (menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan)
• Handling, distribting and distaching mail (mengurus, membagi-bagi dan mengirim surat-surat pos)
• Duplicating and addressing work (memperbanyak warkat dan membukukan alamat)
• Miscellaneous, such as telephone, receiving visitor, massanger service (pekerjaan menelpon, menerima tamu dan pekerjaan pesuruh)
• Special tasks, objective, simplifications of system, elimination of unnecessary work (tugas khusu dengan maksud menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan tidak perlu lagi.

Menurut George R Terry

Dalam hasil penelitiannya mengemukakan bahwa waktu kerja yang dipergunakan untuk melaksanakan 7 macam kegiatan pokok diperhitungkan dalam presentase yaitu:

• typing                             24,6%
• calculating                      19,5%
• cheking                           12,3 %
• filling                              10,2%
• telephoing                        8,8%
• dupplicating                      6,4%
• mailing                              5,5%
• other                                12,7%

Menurut Mills and Standinford :

Fungsi setiap kantor adalah penyediaan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat dan fungsi itu dapat dikelompokan menjadi 5 kegiatan yaitu:

• Menerima keterangan (receiving information)
• Mencatat keterangan (recording information)
• Mengolah keterangan (arranging information)
• Memberikan keterangan (giving information)
• Melindungi harta kekayaan (safeguarding assets)

Baca selanjutnya Sistem Perkantoran (system office)

Baca Selengkapnya »

Pengertian Administrasi Perkantoran

Pengertian Administrasi Perkantoran

PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Administrasi perkantoran merupakan kegiatan penyelenggaraan kegiatan yang dilakukan dengan melalui pembentukan, pengarahan, mengembangkan, memimpin dan menggunakan organisasi sebagai satu kesatuan harta dan personilnya.
OFFICE WORK includes verbal transmision of informasi and the producing of written record and report providing the bmeans by which many items may be summarized quickly to supply a factual basis for manageroial control.
Pekerjaan Perkantoran meliputi penyampaian secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan.
Dibawah ini beberapa pendapat para ahli :

George R Terry
Office Management dapat diartikan sebagai perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakan mereka yang melaksanakannya agar dapat mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu secara efektif dan efisien.
Prof. Dr.Mr. Prajudi Atmosudirdjo
Administrasi perkantoran adalah merupakan rangkaian aktivitas:

• manajemen dari gedung dan tempat (Establishment Management)
• manajemen dari seluruh personil (Personeel Management)
• manajemen dari pada operasi pekerjaan ketatausahaan atau operasi dari pada pekerjaan perkantoran (Office Management)

Kegiatan Perencanaan, Pengorganisasian, pekerjaan Perkantoran serta menggerakan mereka yang melakukan kegiatan, agar dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan, oleh karena itu pekerjaan perkantoran selalu berhubungan dengan :

• Data dan Informasi
• Keterangan-keterangan mulai dari diciptakannya sampai dengan didistribusikan dan disimpan sebagai dokumen.

Sedangkan orang atau pejabat yang menggendalikan kegiatan-kegiatan administrasi biasanya dinamakan Administrator atau Office Manager.

Namun demikian jelas bahwa kegiatan administrasi secara modern tidak hanya : Mencatat, Menghitung, Mengirim, Menggandakan saja, tetapi sudah dilakukan dari : Perencanaan, Pengendalian, Pembimbingan, Pengorganisasian dan Evaluasi.

Baca selanjutnya Lingkup Pekerjaan Kantor

Baca Selengkapnya »

PENGERTIAN KANTOR

PENGERTIAN KANTOR

PENGERTIAN KANTOR
Dosen : Drs. Mudjiono,MM
Untuk mempelajari Adm Perkantoran, mari kita ingat definisi dalam arti sempit yaitu bahwa, ADMINISTRASI dalam arti sempit berasal dari kata ADMINISTRATIE (bahasa Belanda) yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work).
Ditinjau dari segi fisik :
Kantor adalah merupakan gedung/bangunan atau ruangan atau bagian dari pada bangunan yang beratap rapi.
Ditinjau dari segi Aktivitasnya:
KANTOR adalah tempat yang digunakan untuk berkumpulnya orang-orang dalam melaksanakan tugas-tugas ketatausahaan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dengan demikian :
1. Kantor adalah suatu gedung/tempat yang ditata rapih yang digunakan untuk berkumpulnya orang-orang dalam rangka mengembangkan ide-ide dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang efisien dan efektif.
2. Kantor jga merupakan bentuk organisasi, merupakan system kerja yang melibatkan orang-orang yang melakukan berbagai kegiatanuntuk mencapai tujuan tertentu.
Kegiatan pokok Kantor meliputi :
1. ESTABILISHMENT MANAGEMENT, artinya memanage atau mengelola dari pada semua peralatan/sarana dan prasarana gedung yang digunakan untuk menyelenggarakan aktivitas kantor atau merupakan pengorganisasian dari pada fisiknya.
2. OFFICE PERSONEL MANAGEMENT, artinya manajemen dari pad seluruh personil yang ada.
3. OFFICE OPERATION MANAGEMENT, artinya merupakan operasi dari pada seluruh kegiatan-kegiatan ke tatausahaan.
Bila dilihat dari FUNGSI nya Kantor adalah:
1. Tempat pemberian pelayanan yang meliputi:
a. Untuk mendapatkan pelayanan
b. Untuk mencatat dan menganalisa segala informasi
c. Untuk mencari dan mendapatkan informasi
2. Fungsi Efektivitas Pelayanan meliputi:
a. Struktur Organisasi
b. Pengorganisasian Pelayanan
c. Status Pelayanan
d. Efektivitas Pelayanan
e. Pengenalan pentingan Pelayanan

3. Berfungsi Ahli dan bukan ahli.
Keberhasilan pelayanan sangat trgantung dari kemampuan Administrator yang memiliki KEAHLIAN khusus dan professional pada bidang ketatausahaan. Pada setiap kantor tidak hhanya dipandang sebagai tempat saja tetapi diperlukan adanya Pimpinan yang memegang kendali dalam melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang disebut OFFICE.
Setiap OFFICE manajer juga dituntut untuk mengkoordinasikan dan menghasilkan berbagai aspek ketatausahaan, sehingga semua stap didalam kantor melakukan tugas-tugasnya dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Baca juga Pengertian Administrasi Perkantoran

Baca Selengkapnya »

Komunikasi Organisasi

Komunikasi Organisasi

Pengertian Komunikasi Organisasi

·    Organisasi adalah suatu kumpulan atau sistem individual yang berhierarki secara jenjang dan memiliki sistem pembagian tugas untuk mencapai tujuan tertentu

·  DeVito (1997:337), menjelaskan organisasi sebagai suatu kelompok individu yang diorganisasi untuk mencapai tujuan tertentu

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

1. Fungsi informatif

Organisasi dipandang sebagai suatu sistem proses informasi. Maksudnya,seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik,dan lebih tepat.

2. Fungsi regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.

        Ada dua hal yang berpengaru terhadap fungsi regulatif

Pertama, atasan atau orang yang berada dalam tataran managemen, yaitu mereka memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.

Kedua, berkaitan dengan pesan atau message,pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.

3. Fungsi persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan lebih suka memersuasi bawahanya dari pada memberi perintah

4. Fungsi integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan baik.

JARINGAN KOMUNIKASI

Jaringan : Saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain.

STRUKTUR JARINGAN KOMUNIKASI

1. Model Rantai

Metode jaringan komunikasi di sini terdapat lima tingkatan dalam jenjang hirarkisnya dan hanya dikenal komunikasi sistem arus ke atas (upward) dan ke bawah (downward), yang artinya menganut hubungan komunikasi garis langsung (komando) baik ke atas atau ke bawah tanpa terjadinya suatu penyimpangan.

2. Model Roda

Sistem jaringan komunikasi di sini, semua laporan, instruksi perintah kerja dan kepengawasan terpusat satu orang yang memimpin empat bawahan atau lebih, dan antara bawahan tidak terjadi interaksi (komunikasi sesamanya).

3. Model Lingkaran

Model jaringan komunikasi lingkaran ini, pada semua anggota/staff bisa terjadi interaksi pada setiap tiga tingkatan hirarkinya tetapi tanpa ada kelanjutannya pada tingkat yang lebih tinggi, dan hanya terbatas pada setiap level.

4. Model Saluran Bebas/Semua Saluran

Model jaringan komunikasi sistem ini, adalah pengembangan model lingkaran, di mana dari semua tiga level tersebut dapat melakukan interaksi secara timbal balik tanpa menganut siapa yang menjadi tokoh sentralnya.

5. Model Huruf ‘Y’

Model jaringan komunikasi dalam organisasi di sini, tidak jauh berbeda dengan model rantai, yaitu terdapat empat level jenjang hirarkinya,  satu supervisor mempunyai dua bawahan dan dua atasan mungkin yang berbeda divisi/departemen.

ARUS KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

a. Komunikasi ke atas

            Merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi. Misal : dari ketua himpunan ke ketua bidang, atau dari ketua panitia ke para pelaksana.

Komunikasi ini sangat penting untuk mempertahankan dan bagi pertumbuhan organisasi. Muncul manajemen umpan balik yang dapat menumbuhkan semangat kerja bagi anggota organisasi. Adanya perasaan memiliki dan merasa sebagai bagian dari organisasi dari bawahannya.

Masalah yang timbul dalam komunikasi ke atas :

1. Karena pesan yang mengalir ke atas sering merupakan pesan yang harus didengar oleh hirarki yang lebih tinggi/atasan, para pekerja seringkali enggan menyampaikan pesan yang negatif.
2. Seringkali pesan yang disampaikan ketas, terutama yang menyangkut ketidakpuasan bawahan, tidak didengar atau ditanggapi oleh manajemen.
3. Kadang-kadang pesan tidak sampai. Karena disaring oleh penjaga gerbang arus pesan. Atau bisa terjadi lebih baik bertanya pada rekan kerja atau sesama mahasiswa.
4. Arus ke bawah terlalu besar sehingga tidak ada celah untuk menerima pesan dari bawah.
5. Hambatan fisik. Biasanya secara fisik pimpinan dengan bawahan berjauhan. 

b. Komunikasi ke bawah

            Merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah. Contoh, pesan dari direktur pada sekretaris, dari ketua senat pada bawahannya, dll.

Masalah yang timbul

Manajemen dan bawahan seringkali berbicara dengan bahasa yang berbeda.

c. Komunikasi Lateral

            Merupakan arus pesan antar sesama – ketua bidang ke ketua bidang, anggota ke anggota. Pesan semacam ini bergerak di bagian bidang yang sama di dalam organisasi atau mengalir antar bagian.

Masalah yang timbul

1. Bahasa yang khusus dikembangkan oleh divisi tertentu di dalam organisasi
2. Merasa bidangnya adalah yang paling penting dalam organisasi 

d. Kabar Burung

Jika tiga jenis komunikasi di atas mengikuti pola struktur formal di dalam organisasi, maka yang tergolong kabar burung tidak mengikuti garis formal semacam itu. Sulit melacak sumber asli penyampai pesan.

Kabar burung seringkali dipergunakan apabila:

1. Ada perubahan besar dalam organisasi
2. Informasinya baru
3. Komunikasi tatap muka secara fisik mudah dilakukan
4. Anggotanya terkelompokan pada bidang-bidang tertentu.

d. Kepadatan Informasi

Banyaknya informasi yang diterima sehingga timbul kesulitan untuk menentukan informasi mana yang dianggap lebih penting untuk disampaikan terlebih dahulu. Mudahnya informasi dapat diterima dan disebarkan membuat para pemberi pesan lupa bahwa informasi yang disampaikan butuh dicerna terlebih dahulu dan itu membutuhkan waktu. Apalagi informasi yang disampaikan oleh atasan lebih banyak mengenai permasalahan daripada pemecahan.

Baca Selengkapnya »

ADMINISTRASI PERKANTORAN

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Administrasi Perkantoran meliputi:

1. Administrasi
2. Organisasi
3. Manajement
4. Kepemimpinan
5. Pengambilan keputusan
6. Humas

 1.Administrasi dalam arti luas adalah keseluruhan proses kerja sama antara 2 orang atau lebih yang didasarkan rasional tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2. Organisasi adalah proses penetapan dan pembagian pekerjaan (tanggung jawab) serta penetapan dan  wewenang hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja sama se efektif mungkin.

arti lain dari organisasi adalah suatu bentuk persekutuan antara 2 orang atau lebih yang bekerja bersama-sama secara formal, terikat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan itu terdapat seorang atau sekelompok orang yang disebut bawahan.

3. Manajement merupakan suatu proses yang khas terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, perorganisasian, pergerakan dan oengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang ditentukan melalui pemanfaatan Sumber Daya Manusia dan sumber lainnya.

Pendapat Gr. Terry. 

4. Kepemimpinan adalah proses mengalahkan, membimbing, mempengaruhi, melalui pikiran, perasaan, tindakan, dan tingkah laku orang lain.

5. Pengambilan Keputusan adalah proses pemilihan alternatif dari beberapa alternatif untuk melakukan aktivitas-aktivitas pada masa yang akan datang.

Arti lain adalah proses menetapkan suatu keputusan terbaik, logis, ideal berdasarkan urutan dan informasi dari sejumlah alternatif, untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dengan resiko terkecil, efektif dan efisien.

6. Humas adalah keseluruhan rangkaian hubungan baik, baik formal maupun informal antara atasan dengan atasan, atasan dengan bawahan, atau bawahan dengan bawahan yang perlu diciptakan dan dibina dan dipelihara dalam suatu organisasi, sehingga tercapai Team Work yang harmonis dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Baca Selengkapnya »

TEORI ORGANISASI

TEORI ORGANISASI

TEORI ORGANISASI KLASIK

 Konsep-konsep tentang organisasi telah berkembang mulai tahun 1800-an, dan konsep-konsep ini sekarang dikenal sebagai teori klasik (Classical Theory) yang disebut juga teori tradisional. Organisasi secara umum digambarkan oleh para teoritisi klasik sebagai sangat tersentralisasi, dan tugas-tugasnya terspesialisasi. Para teoritisi klasik menekankan pentingnya rantai perintah dan penggunaan disiplin, aturan dan supervisi ketat untuk mengubah organisasi-organisasi agar beroperasi lebih efisien.

Teori klasik berkembang dalam tiga aliran: biokrasi, teori administrasi, dan manajemen ilmiah.

Ketiganya mempunyai efek yang sama dalam praktek, dan semuanya dikembangkan sekitar tahun 1900-1950 oleh kelompok-kelompok penulis yang bekerja secara terpisah dan tidak saling berhubungan.

Teori klasik mendefinisikan organisasi sebagai struktur hubungan , kekuasaan-kekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain yang terjadi bila orang-orang bekerja bersama.

TEORI BIROKRASI

Teori ini dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya: The Protestant Ethic and Spirit of Capitalism.

Kata biokrasi mula-mula berasal dari kata legal-rasional. Menurut Weber bentuk organisasi yang birokratik secara koadratnya adalah bentuk organisasi yang palin efesien. Weber mengemukakan karakteristik-karakteristik birokrasi sebagai berikut:

• Pembagian kerja yang jelas

• Hirarki wewenang yang dirumuskan secara baik

• Program rasional dalam pencapaian tujuan organisasi

• Sistem prosedur bagi penanganan situasi kerja

• Sistem aturan yang mencakup hak-hak dan kewajiban-kewajiban posisi para pemegang jabatan

• Hubungan-hubungan antara pribadi yang bersifat “ impresonal”.

• Jadi birokrasi adalah sebuah model organisasi normatif yang menekankan struktur dalam organisasi.

• Hirarki wewenang yang dirumuskan secara baik

• Program rasional dalam pencapaian tujuan organisasi

• Sistem prosedur bagi penanganan situasi kerja

• Sistem aturan yang mencakup hak-hak dan kewajiban-kewajiban posisi para pemegang jabatan

• Hubungan-hubungan antara pribadi yang bersifat “ impresonal”.

• Jadi birokrasi adalah sebuah model organisasi normatif yang menekankan struktur dalam organisasi.

TEORI ADMINISTRASI

Teori administrasi adalah bagian kedua dari teori organisasi klasik. Teori administrasi juga berkembang sejak tahun 1900. Teori ini sebagian besar dikembangkan atas dasar sumbangan Henri Fayol dan Lyndall Urwick dari Eropa, seperti Mooney dan Reily di Amerika.

Henri Fayol menyatakan bahwa semua kegiatan-kegiatan industrial dapat dibagi menjadi 6 (enam) kelompok:

• Kegiatan-kegiatan teknikal (produksi, manufacturing, adaptasi)

• Kegiatan-kegiatan komersial ( pembelian, penjualan, pertukaran)

• Kegiatan-kegiatan keamanan ( perlindungan terhadap kekayaan dan opersonalia organisasi)

• Kegiatan-kegiatan akuntansi (penentuan persediaan, biaya, penyusunan neraca dan laporan rugi-laba, statistik)

• Kegiatan-kegiatan manajerial (perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian, pengawasan)

Fayol mengemukakan dan membahas 14 (empat belas) kaidah manajemen yang menjadi dasar perkembangan teori administrai, sebagai berikut:

• Pembagian kerja (division of work)

• Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility)

• Disiplin (descipline)

• Kesatuan perintah ( unity of command)

• Kesatuan pengarahan (unity of direction)

• Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi ( subordination of induvidual interests to general interests)

• Balas jasa ( remuneration of personnel)

• Sentralisasi (centralization)

• Rantai skalar ( scalar chain)

• Aturan (order)

• Keadilan ( equity)

• Kelanggengan personalia (stability of tenure ofpersonnel)

• Insiatif (initiative)

• Semangat korps (esprit de corps)

Urwick dan Gulick: Mooney dan Reilly menekankan tiga prinsip organisasi yang mereka teliti dan temukan telah dijalankan dalam organisasi-organisasi pemerintahan, agama, militer, dan bisnis. Ketiga prinsip tersebut:

• Prinsip koordinasi. Organisasi-organisasi bila orang-orang sebagai anggota mengkombinasikan usaha-usaha mereka untuk suatu tujuan tertentu.

Prinsip skalar. Prinsip skalar kadang-kadang disebut prinsip hirarkis. Berarti bahwa pembagian tugas atau kerja dilakukan atas dasar derajat wewenang dan hubungan tanggung jawab.

• Prinsip fungsional. Istilah fungsionalisme dalam hal ini berarti pembedaan di antara macam-macam tugas.

MANAJEMEN ILMIAH

Manajemen ilmiah dikembangkan oleh Frederick Winslow Taylor. Teori manajemen ilmiah masih banyak dijumpai dalam praktek-praktek manajemen modern. Dalam buku-buku literature, manajemen ilmiah sering diartikan berbeda. Arti pertama, manajemen ilmiah merupakan penerapan masalah-masalah organisasi. Sedangkan arti kedua, manajemen ilmiah adalah seperangkat mekanisme-mekanisme atau teknik-teknik.

F.W. Taylor menuangkan gagasannya dalam tiga makalah yaitu Shop Management , The Principles of Scientific yang menghasilkan empat kaidah dasar manajemen yang harus dilaksanakan dalam organisasi perusahaan , yaitu :

• Menggantikan metode-metode kerja dalam praktek dengan berbagai metode yang dikembangkan atas dasar ilmu pengetahuan tentang kerja ilmiah yang benar.

• Mengadakan seleksi, latiahn-latiahan, dan pengembangan para karyawan secara ilmiah, agar memungkinkan para karyawan bekerja sebaik-baiknya sesuai dengan spesialisasinya.

• Pengembangan ilmu tentang kerja serta seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah harus diintegrasikan, sehingga para karyawan memperoleh kesempatan untuk ,encapai tingkat upah yang tinggi, sementara manajemen dapat menekan biaya produksi menjadi rendah.

• Untuk mencapai manfaat manajemen ilmiah, perlu dikembangkan semangat dan mental para karyawan melalui pendekatan antara karyawan dan manajer sebagai upaya untuk menimbulkan suasana kerja sama yang baik.

Teori Klasik : Anatomi Organisasi Formal

Tiga unsure pokok organisasi formal yang selalu muncul dalam leteratur-leteratur manajemen adalah :

• Sistem kegiatan yang terkoordinat.

• Kelompok orang.

• Kerjasama untuk mencapai tujuan.

Organisasi formal adalah system kegiatan yang terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan di bawah kekuasaan dan kepemimpinan.

Menurut para pengikut aliran teori organisasi klasik, adanya suatu organisasi bergantung pada empat kondisi pokok yang harus ada sebelum “kesatuan kegiatan” (unity of action) adalah sebagai berikut :

• Kekuasaan, bisa demokratis atau teoritis, hal ini disebut sebagai sumber pengorganisasian tertinggi.

• Saling melayani, yang merupakan legitimasi social pada organisasi.

• Doktrin, dalam arti sederhana, hal ini merupakan rumusan tujuan organisasi.

• Disiplin, diartiakan sebagai perilaku yang ditentukan oleh perintah atau pengendalian diri.

• Tiang dasar teori organisasi formal adalah :

• Pembagian kerja

• Proses scalar dan fungsional, proses pertumbuhan vertical dan horizontal organisasi

• Struktur, hubungan antara berbagai kegiatan berbeda yang dilaksanakan di dalam suatu organisasi.

• Rentang kendali (span of control)

TEORI ORGANISASI NEOKLASIK

PERKEMBANGAN TEORI NEOKLASIK

Teori neoklasik mucul dan mengusulkan perubahan-perubahan pada teori klasik, sejak diperkenalkannya ilmu pengetahuan tentang prilaku manusia. Dengan ilmu pengetahuan tersebut penganut teori hubungan manusiawi menunjukkan bagaimana tiang dasar konsepsi klasik sangat ditentukan oleh kegiatan manusia.

Kritik dan usul perubahan neoklasik pada tiang organisasi formal.

Aliran neoklasik bukan merupakan atau mencetuskan suatu teori murni seperti yang dilakukan aliran klasik. Neoklasik adalah mereka yang membahas kelemahan model klasik prilaku organisasi, tetapi tidak menentang seluruh teori klasik.

Struktur Organisasi

Tentang struktur organisasi, teori neoklasik menyatakan bahwa struktur merupakan penyebab terjadinya pergeseran-pergeseran frictions internal di antara orang-orang yang melaksanakan fungsi yang berbeda-beda.Menurut menville dalton penyebabnya adalah :

• perbedaan tugas antara orang lini dan staf

• perbedaan umur dan pendidikan

• perbedaan sikap

TEORI ORGANISASI MODERN

Teori modern bisa disbut sebagai teori organisasi dan manajemen umum yang memadukan teori klasik dan neoklasik dengan konsep-konsep yang lebih maju.

TEORI SISTEM UMUM

Teori sistem umum merupakan suatu aspek analisis organisasi yang berusaha untuk menemukan kaidah-kaidah umum organisasi yang berlaku universal. Tujuan teori sistem umum adalah penciptaan suatu ilmu pengetahuan organisasional universal dengan menggunakan elemen-elemen dan proses-proses umum seluruh sistem sebagai titik awal.

Ada beberapa tingkatan sistem yuang harus diintegretasikan kenneth boulding mengemukakan klasifikasi tingkat-tingkat sistem sebagai berikut:

• struktur statik

• sistem dinamik

• sisrem dinamik sederhana

• sistem sibernetik

• sistem terbuka

• sistem genetika sosial

• sistem hewani

• sistem manusiawi

• sistem sosial

• sistem transental

Teori organisasi dalam suatu kerangka sistem

Teori organisasi modern adalah multidisipliner yang konsep-konsep dan teknik-tekniknya dikembangkan dari banyak bidang study, seperti sosiologi, teori administrasi, ekonomi, psikologi, ekologi, operations research, dan banyak bidang-bidang lainnya.

Teori organisasi modern menunjukan tiga kegiatan proses hubungan universal yang slalu muncul pada sistem manusia dalam perilakunya beroganisasi

• Komunikasi

• Konsep keseimbangan

Tujuan –tujuan organisasi mempunyai tiga tujuan utama yang saling berhubungan, seperti dalam kasus berbagai sistem kompleks, atau hasil akhirnya saling tergantung, tujuan-tujuan ini adalah pertumbuhan, stbilitas dan interaksi.

• Pendekatan-pendekatan manajemen

• Pendekatan proses

• Pendekatan keprilakuan

• Pendekatan kuantitatif

• Pendekatan sistemA

• Pendekatan contigency (situasional)

Baca Selengkapnya »